PEQUENAS TAREFAS QUE GERAM GRANDES PROBLEMAS

Resumo: Neste conteúdo, veremos como trabalhar para não procrastinar pequenas tarefas no nosso dia a dia profissional, evitando com que elas se tornem grandes problemas.

 

A Herança Cultural das Pequenas Tarefas

“Sim, você também pode ser um dos incontáveis profissionais, no mundo inteiro, que sofre com pequenas tarefas, isso porque elas sempre ficam para depois”.

Pois bem, pequenas tarefas são sinônimos de pequenos problemas, portanto, tendemos deixá-las para depois. O grande problema é que se não as resolvermos, elas permanecerão ali e, mais cedo ou mais tarde, atrapalharão nossos resultados, outras pessoas e/ou outros setores.

Nós podemos dizer que há duas formas comuns de auto sabotagem que nos impulsionam a deixar os pequenos problemas para depois.

A primeira delas é quando estamos muito cansados ou desanimados e colocamos atividades cômodas no lugar das pequenas tarefas que, por vezes, são base para algum trabalho muito maior. Nesse caso, temos uma lei universal que acontece com todas as pessoas do mundo:

“Nossos problemas sempre serão nossas responsabilidades e eles nunca serão resolvidos magicamente”.

A segunda forma é ainda mais complexa e comum no nosso dia a dia. A extensa demanda de tarefas do seu trabalho, provavelmente, te influencia a não se organizar de forma estratégica para dar conta de tudo com eficiência.

É muito indicado no mundo profissional que se dê início ao dia de trabalho com um planejamento do que precisa ser feito até o fim do dia. Em geral, é nessa etapa que vemos as falhas nascerem.

Apruma o corpo na cadeira e vamos fazer juntos uma linha de pensamento:

  1. Você, provavelmente, possui muitas tarefas com prazos muito próximos entre si.
  2. Cada uma dessas tarefas possui um grau de responsabilidade, dificuldade e profundidade.

O que você, certamente, faz é começar o seu trabalho com foco total nas tarefas mais difíceis e que causam de imediato uma grande carga de preocupação se não forem resolvidas o mais rápido possível, mesmo que essa resolução exija, naturalmente, mais de um dia para ser concretizada.

A grande reflexão que trazemos nessa constatação é que, quando isso é praticado como rotina, as tarefas pequenas, simples e de fácil resolução ficam para depois. Quando chega o fim do dia, você percebe que não as fez, deixa para amanhã, mas acontecem as mesmas ações costumeiras e dessa forma elas se tornam problemas que são ainda mais adiados.

Quando você se dá conta, tem várias pessoas te cobrando ou questionando sobre essas tarefas que viraram uma lista enorme, mas já deveriam ter sido resolvidas e com elas vem uma série de pontos negativos.

 Veja algumas situações desagradáveis causadas por esse problema:

  • Deixar de fazer uma tarefa simples faz ela se tornar um problemão.
  • Perder um prazo por causa da procrastinação.
  • Perder o “time” (tempo certo) de conversar com alguém, perder o momento de uma proposta ou algo do tipo.
  • Ter que encarar uma situação desconfortável com seu parceiro, equipe ou líder.
  • Assumir a responsabilidade de ter prejudicado trabalho alheio.
  • Ser responsabilizado por ter proporcionado uma situação negativa para a sua empresa.
  • Dedicar uma grande carga de concentração em um curto espaço de tempo para resolver o que foi prolongado.
  • Ser surpreendido pelo aumento repentino do nível de estresse.
  • Encarar o sentimento de frustração.
Divulgação

 

O Tamanho do Seu Trabalho

O trabalho cresce de forma proporcional ao tempo disponível que você tem para realizá-lo, essa é a lei de Parkinson. Talvez você nunca tenha ouvido falar nessa lei, mas temos certeza que você a conhece na prática. Esse estudo diz que se você tem o prazo para realizar uma tarefa entre 07h e 08h, mas ela leva dez minutos para ser finalizada, você tende a executá-la às 07h50.

Então, por que, cargas d’água, eu pararia a minha intensa rotina de trabalho para pagar uma conta, carregar o meu celular, talvez responder meus e-mails, quem sabe agendar, desmarcar e confirmar as minhas reuniões necessárias ou até mesmo para fazer uma ligação que o meu cliente está esperando?

A pergunta que fazemos sem perceber é:

“Para que fazer isso agora, se eu tenho todo o dia para fazer?”

É nessa rotina natural que os pequenos problemas se tornam grandes. Agrava-se ainda mais quando o seu prazo é maior que a sua tarefa, pois a chance de você procrastinar e deixar para resolver de última hora é gigante. Ahhh, e como toda ação tem uma reação, haverá consequências:

  • Quando os pequenos problemas não são resolvidos, a tendência é que você os deixe acumular.
  • O acúmulo faz com que vire uma série de problemas em cadeia, demandando muito mais tempo do que originalmente demandaria.

 

Como Resolver as Pequenas Tarefas?

Talvez, nesse momento, esteja passando pela sua cabeça:

“Como mudar esse costume que é tão forte e natural?”

Vamos lá… O segredo é bem simples, busque identificar as tarefas que vão exigir entre 15 segundos e até 25 minutos de você. Ou seja, entre gravar um áudio e revisar um texto.

Se essas ações exigem menos de meia hora da sua atenção, elas se enquadram em pequenas tarefas.

Agora que você já está finalizando a leitura, nós já te sentimos mais próximo e gostaríamos de te dar algumas dicas para te guiar na prática:

  1. Quando sentir vontade de fugir dos seus problemas, por mais simples que eles sejam, faça uma ação contrária ao ato de fugir, pois a solução depende, exclusivamente, de você.
  2. Coloque as pequenas atividades como prioridade no início do seu dia.
  3. Escreva ou exponha as tarefas do dia de forma que você consiga ver todas ao mesmo tempo  (pode ser até mesmo um rascunho simples).
  4. Identifique as tarefas pequenas e cotidianas, liste todas elas e as resolva imediatamente.
  5. Não procrastine a realização dessas pequenas tarefas.
  6. Otimize na resolução dessas tarefas, por exemplo: se você precisa responder uma mensagem que possa gerar um diálogo de 30 minutos, faça uma ligação e resolva em 5 minutos.
  7. IMPORTANTE: direcione o seu foco para uma atividade de cada vez, se você se preocupar com todas as próximas, não conseguirá sair do lugar.
  8. Estipule prazos para todas as suas atividades, principalmente as pequenas. Quando você realiza uma tarefa com um prazo, você utiliza a sua energia e concentração com agilidade e eficiência.
  9. Se você se sentir fatigado, utilize um tempo para descansar e voltar mais renovado.

A partir de agora você pode começar a ser um pouco mais feliz no seu dia a dia, evitando que tarefas tão pequenas se tornem uma dor de cabeça para você.

Você está convidado a seguir esses passos!

Garantimos que fracionando as suas tarefas e as priorizando no início do dia, você terá um tempo mais longo para fazer aquelas que são maiores e mais difíceis. Além do mais, você notará uma melhora no desenvolvimento dos seus afazeres e rotina de trabalho.

Convide os seus amigos para entrar nesse desafio também!!! Mudar pequenas coisas podem fazer grandes diferenças!

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